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这个超实用的Excel表格,我用了10年!

什么是Excel最高级的用法?用超复杂的函数公式、还是编写出长长的VBA代码?兰色认为都不是,最高级的Excel用法是:

用最简单的Excel技巧解决复杂的问题

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今天兰色分享的不是Excel新功能,而是多年数据分析工作经验总结的一个技巧:数据库式表格。不需要任何函数公式就可以帮你完成复杂的数据提取和分析

什么是数据库式表格?先看看平时我们用的表格样式:

  • 有标题行
  • 有不太规则的文字注释
  • 有合并单元格
  • 同列有不同的数据格式

    下面是一个数据库式表格:

    • 第1行为标题行,标题字段无重复
    • 一行行数据规范排列,无合并单元格
    • 同一列数字格式完全相同(标题行除外)

    数据式库表格有什么用? 

    很多同学(特别是集团财务、数据分析岗位)应该在月末或平时,做各种跨年、月的数据汇总或对比表格,多数人都是一个个打开各年、各月的数据报表,一列列、一行行的复制粘贴。如果学会用数据库表格,你会发现你以前都在瞎忙。

    以上面的利润表为例,它记载着公司在某个期间的所有收入、成本、费用、利润等数据。

    首先,我们把各个公司的利润表数据复制到总数据库中:(如果提取很多公司数据,编写VBA宏程序后只需点一下按钮,不会VBA的就手工复制吧),里面要含必须的字段信息,包括公司名称、年、月等。

    然后,生成一个数据透视表备用,修改显示格式为表格样式

    接下来,你就可以利用数据透视表,生成各种各样的汇总、对比及分析报表:

    1、2017年收入对比表

    2、2016年费用对比表

    分分钟就可以生成

    3、2016年、2017年费用1~3月费用对比表 还可以添加公式,计算2016年2017年1~3月份差异

    如果数据库中有计划数,还可以用公式生成完成率。

    同样的方法,你只需要在数据透视表中拖拖拉拉、添加计算公式,跨年、月、项目的报表可以随意生成。

    兰色说:按照数据库的储存结构,可以把你工作中所用到的信息全集中到一个表中(如果数据量实在是太大,就分多个数据库式表储存,需要跨表汇总时可以用公式或Power Query实现数据汇总和筛选),兰色原来就是这么干的,工作很省心、省力。如果你会VBA编程,从报表整理成数据库也只需点一下执行代码的按钮就完成。

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